Bukavu : L’archivage sur papier dans les entités territoriales décentralisées à l’ère du numérique

A l’ère du numérique au 21ième siècle, l’archivage est un phénomène qui cause problème dans la fonction publique à Bukavu,  notamment dans les entités territoriales décentralisées comme les bureaux des quartiers, les communes et la mairie.

Dans une analyse faite par la rédaction de Mama Radio, les différents bureaux des communes utilisent encore des systèmes d’archivage archaïque tels que les papiers ou des cahiers ministres, ce qui présente un risque de perte des données en cas d’incendie mais aussi favorise la lenteur dans le service octroyé par les structures des entités territoriales décentralisées.

Avec ce système, des cas des pertes des documents ont été reportes plusieurs fois. Certaines personnes ayant perdues des documents octroyés par des bureaux des entités territoriales décentralisées, ont été obligé de refaire certains documents perdus compte tenu de l’archivage archaïque et souvent négligé.

Un habitant victime de ce modèle d’archivage raconte : «  Quand j’ai voulu récupérer une fois mon livret de mariage perdu au bureau d’un service communal en ville, je n’ai pas pu être servi, car il y avait pas d’ordre  dans la conservation des leurs documents, ils m’ont du de patienter et durant un mois je n’ai pas été servi».

Pour l’archiviste au centre d’étude et de recherche d’Afrique, CERDAF en sigle Kajibwami Mangwerhe Jean « le bon archivage des documents, livres et matériels offre un service facile aux lecteurs et garde l’histoire de l’entreprise, un livre ou un document mal gardé est considéré comme perdu ».

Il ajoute que la conservation ordonné des documents devrait être une obligation dans toutes les entreprises publiques et privées.

Pour plusieurs observateurs la non numérisation du système d’archivages dans les services publics relève de manque des moyens financiers et du  non rajeunissement des agents publics affectés aux différents bureaux des entités territoriales décentralisées, qui ont du mal à moderniser leurs systèmes de travail.

Au cours d’une interview exclusive accordée à Mama Radio, Léandre Mushegera enseignant en informatique, précise que l’archivage numérique  des données de la fonction publique est plus sécurisant et pragmatique que celui utilisant des papiers et cahiers ministres.

« Les communes et autre bureaux des entités territoriales décentralisées devraient numériser leurs archives afin de garantir une meilleure gestion de leurs données. Cela permettra de gagner en temps et en efficacité.».

L’enseignant en informatique Léandre Mushegera, conseille aux entités territoriales décentralisées de recourir à des spécialistes pour numériser leurs archives afin de pouvoir mettre en place des mesures sécuritaires qui devront protégé leurs données de toute intrusion étrangère.

Christina VAN HOOREWEGHE